INDONESIAN SUSTAINABLE PALM OIL (ISPO)

Seleksi

Permohonan

Permohonan ditujukan langsung kepada Direktur PT GIS dengan alamat: Jalan Gunung Tangkuban Perahu RT 5/5 No. 11, Kecamatan Purwakarta, Kel. Ciseureuh, Kab. Purwakarta. Pemohon diharuskan mengisi formulir permohonan (FRM-GIS-03.01)

Lampiran persyaratan pemohon (Perusahaan Perkebunan)

1. Izin Usaha Perkebunan
2. Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
3. Izin Lingkungan
4. Penetapan Kelas Kebun dari pemberi izin usaha perkebunan
5. Daftar minimal 2 auditor internal bagi perusahaan, atau minimal 5 auditor internal bagi group perusahaan yang telah lulus pelatihan ISPO

Lampiran persyaratan pemohon (Pekebun)

1. Surat Tanda Daftar Usaha Perkebunan
2. Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
3. Surat Pernyataan Pengelolaan Lingkungan (SPPL)

Lampiran persyaratan pemohon (Kelompok Pekebun)

1. Legalitas Kelompok Pekebun
2. Jumlah anggota yang siap disertifikasi termasuk luas lahan masing-masing anggota pekebun
3. Daftar Tim Sistem Kendali Internal/ Internal Control System (ICS) kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/kelembagaan ekonomi pekebun serta bukti minimal 1 (satu) orang telah lulus pelatihan ISPO
4. Bagi kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/ kelembagaan ekonomi pekebun yang mengajukan sertifikasi awal dan belum mempunyai ICS, menyampaikan daftar nama minimal 1 (satu) orang tenaga pendamping (berasal dari Fasilitator Daerah/Lembaga Konsultan ISPO/Perusahaan Mitra/Penyuluh/LSM/Akademisi) yang telah lulus pelatihan ISPO.

Waktu audit termasuk jika organisasi memiliki lebih dari 1 lokasi

Sesuai dengan kesepakatan antara PT GIS dan organisasi pemohon dan setelah biaya disetujui

Determinasi

Audit Tahap 1

1. Pelaksanaan Audit Tahap 1 harus dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan sejak penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO.
2. Apabila hasil Audit Tahap 1 telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan audit tahap 2 (dua)
3. Apabila hasil Audit Tahap 1 tidak memenuhi ketentuan penilaian, diberi kesempatan untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak dilakukan penilaian.
4. Apabila dalam jangka waktu 6 (enam) bulan tidak dapat melakukan perbaikan, proses Audit Tahap 1 (satu) dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian

Penilaian yang dilakukan Audit Tahap 1

1. Tinjauan kelengkapan dan kebenaran dokumen legalitas
2. Sampel kebun dan usaha pengolahan yang akan dinilai pada Audit Tahap 2
3. Titik kritis dari kebun dan usaha pengolahan seperti kebun dengan Kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah
4. Bahan Berbahaya dan Beracun (B3), kebun dengan kemiringan tertentu, dan
5. Para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber yang akan diaudit sebagai dasar penyusunan Rencana Audit Tahap 2.

Audit Tahap 2

1. Seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon;
2. Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan usaha pengolahan;
3. Kompetensi dari petugas/ karyawan yang terlibat di kebun dan usaha pengolahan; dan
4. Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber.

Penilaian yang Dilakukan Audit Tahap 2

1. Seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon;
2. Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan usaha pengolahan;
3. Kompetensi dari petugas/ karyawan yang terlibat di kebun dan usaha pengolahan; dan
4. Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber.

Verifikasi lapangan

Dilakukan sesuai dengan FRM-GIS-03.06

Tim auditor

Terdiri atas 3 - 4 orang, 1 orang Ketua Tim dan 2 - 3 orang anggota.

Kriteria audit

Peraturan Menteri Pertanian Nomor 38 Tahun 2020, Lampiran I dan Lampiran II

Tahapan verifikasi lapangan

Pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen dan observasi lapangan, pertemuan penutupan.

Laporan verifikasi lapangan

Panduan untuk melakukan verifikasi lapangan sesuai dengan SOP-GIS-03 dan dokumen pendukungnya FRM-GIS-03.06 s/d FRM-GIS-03.12. Laporan hasil verifikasi lapangan disampaikan kepada organisasi pemohon dalam bentuk buku dan/atau soft copy.

Evaluasi dan Keputusan

Pengkajian laporan hasil verifikasi lapangan

Reviewer terdiri dari personel yang mengetahui masalah teknis di bidang perkebunan kelapa sawit/sertifikasi. Dilakukan sesuai dengan dengan SOP-GIS-03 dan dokumen pendukungnya FRM-GIS-03.13

Pengambilan keputusan sertifikasi

Dilakukan oleh personel tetap yang memiliki kompetensi dan ditunjuk sebagai Pengambil Keputusan Sertifikasi ISPO PT GIS sesuai dengan SOP-GIS-03 dan FRM-GIS-03.14.

Penggunaan Logo ISPO

Dasar lisensi

Diatur sesuai dengan SOP-GIS-07 dan FRM-GIS-07.01

Survailen

Verfikasi lapangan

Dilakukan sesuai dengan SOP-GIS-03 dan dokumen pendukungnya FRM-GIS-03.06 s/d FRM-GIS-03.12.

Laporan survailen

Dilakukan sesuai dengan SOP-GIS-03 dan FRM-GIS-03.12 Berdasarkan alur proses sertifikasi ISPO diatas, dijelaskan sebagai berikut:

1. Calon Klien/Pemohon mengajukan permohonan Sertifikasi ISPO kepada LS ISPO PT. GIS dengan mengirimkan surat permohonan yang ditujukan kepada Direktur PT. GIS dan mengisi formulir permohonan Sertifikasi ISPO (FRM-GIS-03.01) yang disediakan oleh PT GIS di website (www.gajahindosertifikasi.com) atau dapat diminta via e-mail (sertifikasigajahindo@gmail.com), disertai dengan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam form permohonan. Surat Permohonan dan Form permohonan akan dilakukan kajian sekurang-kurangnya selama 7 hari sejak permohonan diterima;
2. Apabila Form Permohonan disetujui, selanjutnya dibuatkan Surat Perjanjian Kerja (kontrak kerja) terkait hak dan kewajiban antara PT. GIS dan Pemohon;
3. Selain Dokumen Persyaratan yang harus dilampirkan pada Surat Permohonan, Pihak PT GIS akan meminta Data dan Dokumen Audit sebagai bahan untuk proses Audit Tahap I;
4. Proses Audit Tahap I dilakukan dengan verifikasi data dan dokumen persyaratan legalitas dan lainnya. Pelaksanaan Audit Tahap I selambat-lambatnya selama 90 hari atau 3 bulan.
5. Setelah dilakukan verifikasi, review, dan pengambilan keputusan hasil audit Tahap I, apabila lulus maka proses sertifikasi dapat dilanjutkan ke tahap audit lapangan (Audit Tahap II). Apabila terdapat ketidaksesuaian, auditee diberikan kesempatan untuk perbaikan selama 6 bulan sampai ketidaksesuaian diselesaikan;
6. Manajemen PT GIS melakukan publikasi dan rencana Audit Tahap II sekurang-kurangnya 14 hari sebelum proses audit lapangan dilaksanakan melalui web Kementan dan web PT. GIS.
7. Audit Tahap II (Audit Lapangan), lama hari audit sekurang-kurangnya 7 sampai dengan 14 hari tergantung pada lingkup usaha perkebunan yang diaudit. Pelaksanaan audit tahap II meliputi:
   • Rapat pembukaan (opening meeting);
   • Pengumpulan bukti audit melalui review informasi yang didokumentasikan, pemeriksaan lapangan, dan wawancara;
   • Diakhiri dengan rapat penutupan (closing meeting).
8. Apabila hasil audit terdapat temuan ketidaksesuaian, maka auditee diberikan kesempatan untuk melakukan perbaikan selama 6 bulan sampai ketidaksesuaian tersebut diselesaikan.
9. Tim audit membuat laporan hasil audit Tahap II. Kemudian dilakukan proses review terhadap laporan hasil audit yang dilakukan oleh Reviewer. Selanjutnya dilakukan proses pengambilan keputusan selambat-lambatnya selama 30 hari sejak closing meeting.
10. Hasil dari tahapan pengambilan keputusan berupa hasil keputusan sertifikasi dapat berupa kelulusan dengan diterbitkannya surat keputusan disertai pemberian sertifikat dan/atau ketidaklulusan dengan pembatasan pemberian sertifikat.

Hasil keputusan sertifikasi dan pemberian sertifikat dipublikasikan selambat-lambatnya 30 hari kalender setelah keputusan sertifikasi ditetapkan.