INDONESIAN SUSTAINABLE PALM OIL (ISPO)

Seleksi

Permohonan

Permohonan ditujukan langsung kepada Direktur PT GIS dengan alamat: Jalan Gunung Tangkuban Perahu RT 5/5 No. 11, Kecamatan Purwakarta, Kel. Ciseureuh, Kab. Purwakarta. Pemohon diharuskan mengisi formulir permohonan (FRM-GIS-03.01)

Lampiran persyaratan pemohon (Perusahaan Perkebunan)

1. Izin Usaha Perkebunan
2. Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
3. Persetujuan Lingkungan
4. Penetapan Kelas Kebun dari pemberi izin usaha perkebunan
5. Auditor Internal yang telah lulus pelatihan ISPO (minimal 2 orang)

Lampiran persyaratan pemohon (Pekebun)

1. Surat Tanda Daftar Usaha Perkebunan dan/atau
2. Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah yang diakui Negara
3. Tim kendali Internal Minimal 1 orang lulus pelatihan ISPO.

Lampiran persyaratan pemohon (Kelompok Pekebun)

1. Legalitas Kelompok Pekebun
2. Jumlah anggota yang siap disertifikasi termasuk luas lahan masing-masing anggota pekebun
3. Daftar Tim Sistem Kendali Internal/ Internal Control System (ICS) kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/kelembagaan ekonomi pekebun serta bukti minimal 1 (satu) orang telah lulus pelatihan ISPO
4. Bagi kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/ kelembagaan ekonomi pekebun yang mengajukan sertifikasi awal dan belum mempunyai ICS, menyampaikan daftar nama minimal 1 (satu) orang tenaga pendamping (berasal dari Fasilitator Daerah/Lembaga Konsultan ISPO/Perusahaan Mitra/Penyuluh/LSM/Akademisi) yang telah lulus pelatihan ISPO.

Waktu audit termasuk jika organisasi memiliki lebih dari 1 lokasi

Sesuai dengan kesepakatan antara PT GIS dan organisasi pemohon dan setelah biaya disetujui

Determinasi

Audit Tahap 1

1. Pelaksanaan Audit Tahap 1 harus dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan sejak penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO.
2. Apabila hasil audit tahap 1 (satu) telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan audit tahap 2
3. Apabila hasil audit tahap 1 (satu) tidak memenuhi ketentuan penilaian, diberi kesempatan untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak dilakukan penilaian.
4. Apabila dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan pemohon tidak dapat melakukan perbaikan, proses audit tahap 1 (satu) dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian

Penilaian yang dilakukan Audit Tahap 1

1. Tinjauan kelengkapan dan kebenaran dokumen legalitas;
2. Sampel kebun dan/atau usaha pengolahan yang akan dinilai pada audit tahap 2 (dua);
3. Titik kritis dari kebun dan usaha pengolahan seperti kebun dengan kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah bahan berbahaya dan beracun (B3), dan/atau kebun dengan kemiringan tertentu; dan
4. Para pihak/pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber

Audit Tahap 2

1. Apabila hasil audit tahap 1 (satu) telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan audit tahap 2 (dua).
2. Apabila hasil audit tahap 2 (dua) telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan pengambilan keputusan Sertifikasi ISPO.
3. Apabila hasil audit tahap 2 (dua) tidak memenuhi ketentuan penilaian, pemohon diberi rekomendasi untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak pemberitahuan hasil penilaian.
4. Apabila dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) pemohon tidak melakukan perbaikan, proses audit tahap 2 (dua) dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian.

Penilaian yang Dilakukan Audit Tahap 2

1. Seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon;
2. Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan/atau pengolahan kelapa sawit;
3. Kompetensi dari petugas/karyawan yang terlibat di kebun dan/ atau pengolahan kelapa sawit; dan
4. Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber.

Verifikasi lapangan

Dilakukan sesuai dengan FRM-GIS-03.06

Tim auditor

Terdiri atas 3 - 4 orang, 1 orang Ketua Tim dan 2 - 3 orang anggota.

Kriteria audit

Peraturan Menteri Pertanian Nomor 33 Tahun 2025, Lampiran I dan Lampiran II

Tahapan verifikasi lapangan

Pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen dan observasi lapangan, wawancara, pertemuan penutupan.

Laporan verifikasi lapangan

Panduan untuk melakukan verifikasi lapangan sesuai dengan SOP-GIS-03 dan dokumen pendukungnya FRM-GIS-03.06 s/d FRM-GIS-03.12. Laporan hasil verifikasi lapangan disampaikan kepada organisasi pemohon dalam bentuk buku dan/atau soft copy.

Evaluasi dan Keputusan

Pengkajian laporan hasil verifikasi lapangan

Reviewer terdiri dari personel yang mengetahui masalah teknis di bidang perkebunan kelapa sawit/sertifikasi. Dilakukan sesuai dengan dengan SOP-GIS-03 dan dokumen pendukungnya FRM-GIS-03.13

Pengambilan keputusan sertifikasi

Dilakukan oleh personel tetap yang memiliki kompetensi dan ditunjuk sebagai Pengambil Keputusan Sertifikasi ISPO PT GIS sesuai dengan SOP-GIS-03 dan FRM-GIS-03.14.

Penggunaan Logo ISPO

Dasar lisensi

Diatur sesuai dengan SOP-GIS-07 dan FRM-GIS-07.01

Survailen

Verfikasi lapangan

Dilakukan sesuai dengan SOP-GIS-03 dan dokumen pendukungnya FRM-GIS-03.06 s/d FRM-GIS-03.12.

Laporan survailen

Dilakukan sesuai dengan SOP-GIS-03 dan FRM-GIS-03.12

Prasyarat dan Alur Tatacara Sertifikasi ISPO Perusahaan Perkebunan

Berdasarkan alur proses sertifikasi ISPO di atas, dijelaskan sebagai berikut :

1. Unit Manajemen Mengajukan Permohonan
   Proses sertifikasi dimulai dari Unit Manajemen yang dapat berupa:
   1. Usaha budidaya
   2. Usaha pengolahan
   3. Usaha budidaya dan pengolahan (terintegrasi)
   4. Unit manajemen mengajukan permohonan sertifikasi ISPO kepada Lembaga Sertifikasi ISPO.
2. Verifikasi Dokumen Persyaratan
   Setelah permohonan diterima, lembaga sertifikasi melakukan verifikasi dokumen persyaratan.
   Dokumen yang harus dipenuhi antara lain:
   1. Izin usaha perkebunan (IUP, IUP-B, IUP-P, SPUP, ITUBP/ITUP)
   2. Hak atas tanah (HGB, HGU, atau HP)
   3. Persetujuan lingkungan
   4. Memiliki auditor internal yang telah lulus pelatihan ISPO minimal 2 orang
   5. Jika dokumen belum lengkap atau tidak sesuai, perusahaan diberikan:
   6. Waktu 6 bulan untuk pemenuhan dokumen
   7. Jika masih ada kekurangan, diberikan 6 bulan lagi untuk perbaikan dokumen
   8. Apabila tetap tidak terpenuhi, maka permohonan dapat ditolak dan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penolakan.
3. Pelaksanaan Audit
   Jika dokumen telah memenuhi persyaratan, proses dilanjutkan ke pelaksanaan audit yang terdiri dari dua tahap:
   1. Audit Tahap 1
      Audit ini bertujuan untuk:
      1. Memeriksa kesiapan perusahaan
      2. Menilai kesesuaian dokumen dan sistem manajemen
      3. Jika hasilnya sesuai, proses dilanjutkan ke Audit Tahap 2.
      4. Jika tidak sesuai, perusahaan harus melakukan perbaikan terlebih dahulu.
   2. Audit Tahap 2
      Audit ini merupakan audit lapangan untuk memastikan bahwa:
      1. Implementasi prinsip dan kriteria ISPO telah diterapkan
      2. Operasional perusahaan sesuai dengan standar ISPO
      3. Jika masih terdapat ketidaksesuaian, perusahaan harus melakukan tindakan perbaikan.
4. Pengambilan Keputusan
   Setelah audit selesai dan seluruh persyaratan terpenuhi, lembaga sertifikasi melakukan pengambilan keputusan terkait kelayakan sertifikasi.
5. Penerbitan Sertifikat ISPO
   Jika hasil keputusan menyatakan memenuhi persyaratan, maka perusahaan akan mendapatkan Sertifikat ISPO.

Prasyarat dan Alur Tatacara Sertifikasi ISPO Pekebun

Berdasarkan alur proses sertifikasi ISPO di atas, dijelaskan sebagai berikut :

1. Pengajuan Permohonan Sertifikasi
   Proses sertifikasi dimulai dari Unit Manajemen, yaitu pekebun yang mengajukan permohonan sertifikasi ISPO kepada Lembaga Sertifikasi ISPO. Permohonan ini merupakan langkah awal bagi pekebun untuk mengikuti proses penilaian terhadap penerapan prinsip dan kriteria ISPO dalam kegiatan usaha perkebunan kelapa sawit.
2. Verifikasi Dokumen Persyaratan
   Setelah permohonan diterima, Lembaga Sertifikasi ISPO melakukan verifikasi dokumen persyaratan yang diajukan oleh pekebun. Dokumen yang harus dipenuhi antara lain:
   1. Surat Tanda Daftar Usaha Perkebunan (STD-B) dan/atau dokumen yang setara
   2. Bukti kepemilikan atau penguasaan tanah yang diakui oleh negara
   3. Tersedianya tim kendali internal dengan minimal satu orang yang telah mengikuti dan lulus pelatihan ISPO
   4. Pemenuhan Dokumen Apabila Belum Lengkap
   5. Apabila dalam tahap verifikasi ditemukan bahwa dokumen belum lengkap atau belum sesuai dengan ketentuan, maka pekebun diberikan waktu paling lama 6 bulan untuk melengkapi dokumen yang dipersyaratkan.
3. Perbaikan Dokumen
   Jika setelah proses pemenuhan dokumen masih ditemukan ketidaksesuaian, maka pekebun diberikan tambahan waktu paling lama 6 bulan untuk melakukan perbaikan dokumen.
4. Penghentian atau Penolakan Permohonan
   Apabila dalam jangka waktu yang telah diberikan dokumen tetap tidak dapat dipenuhi atau diperbaiki, maka proses audit dapat dihentikan dan permohonan sertifikasi dikembalikan kepada pemohon disertai dengan alasan penghentian atau penolakan.
5. Pelaksanaan Audit Tahap 1
   Apabila dokumen telah dinyatakan memenuhi persyaratan, proses dilanjutkan ke Audit Tahap 1. Audit ini bertujuan untuk menilai kesiapan pekebun, meninjau kelengkapan dokumen, serta memastikan bahwa sistem pengelolaan telah sesuai dengan standar ISPO.
6. Pelaksanaan Audit Tahap 2
   Jika hasil Audit Tahap 1 dinyatakan sesuai, maka proses dilanjutkan ke Audit Tahap 2. Pada tahap ini dilakukan penilaian yang lebih mendalam, termasuk pemeriksaan implementasi pengelolaan perkebunan secara langsung di lapangan untuk memastikan kesesuaian dengan prinsip dan kriteria ISPO.
7. Pengambilan Keputusan Sertifikasi
   Setelah seluruh tahapan audit selesai dilaksanakan dan ketidaksesuaian telah diperbaiki, Lembaga Sertifikasi ISPO melakukan pengambilan keputusan sertifikasi berdasarkan hasil evaluasi audit yang telah dilakukan.
8. Penerbitan Sertifikat ISPO
   Apabila hasil keputusan menyatakan bahwa seluruh persyaratan telah terpenuhi, maka Lembaga Sertifikasi ISPO menerbitkan Sertifikat ISPO kepada pekebun sebagai bukti bahwa pengelolaan perkebunan kelapa sawit telah memenuhi standar keberlanjutan sesuai ketentuan ISPO.

Hasil keputusan sertifikasi dan pemberian sertifikat dipublikasikan selambat-lambatnya 30 hari kalender setelah keputusan sertifikasi ditetapkan.